9 Okt 2009, 2.26 pm

Setiap organisasi di dunia pasti melaluinya. Lebih-lebih lagi jika organisasi itu baru setahun jagung usianya. Konflik biasa tercetus kerananya. Produktiviti merudum dibuatnya. Keharmonian komunikasi bertukar ribut disebabkannya. Apa dia? EQUIVOCAL.

Equivocal membawa maksud "allowing the possibility of several different meanings". Senang cerita, kekaburan atau ketidakjelasan. Sesuatu perkara yang dibiarkan tidak jelas.

Di dalam bidang komunikasi, terdapat satu cabang yang khusus membicarakan perihal komunikasi dalam organisasi a.k.a komunikasi keorganisasian atau organizational communication. Bidang ini memberikan fokus terhadap mengkaji pelbagai isu dan persoalan yang menyentuh tentang proses komunikasi yang berlaku di dalam sesebuah organisasi.

Apa pentingnya bidang ini? Cukup mudah. Organisasi terbina hasil komunikasi antara manusia. Tiada organisasi di dunia yang bisa terbina dengan sendirinya tanpa melalui proses komunikasi. Oleh kerana organisasi itu terhasil dari aktiviti manusia dan manusia itu sendiri mustahil hidup tanpa berkomunikasi maka, proses komunikasi yang berlaku di dalam organisasi amat perlu diteliti, dikaji lantas diperkemas sebaiknya. Perlu diingat bahwa sesebuah organisasi yang gagal mengamalkan proses omunikasi yang berkesan tidak akan mampu bertahan lama lebih-lebih lagi di saat dunia begitu terdedah kepada jutaan maklumat pada setiap saat dan detik.

Berbalik pada soal equivocal tadi. Di dalam sesebuah organisasi, setiap mesej, polisi, arahan, ketetapan mahupun keputusan yang melibatkan ahli di dalamnya amat perlu dikomunikasikan dengan berkesan. Gagal melakukan syarat yang satu ini, bakal bercemperalah organisasi itu.

Menangani soal equivocal seharusnya menjadi priority bagi organisasi yang mempunyai saiz operasi yang besar. Ditambah pula dengan jumlah ahli/kakitangan yang ramai. Arahan/polisi perlu dipastikan sampai kepada para pelaksana dalam keadaan lengkap. Jika arahannya adalah A maka yang sampai kepada pelaksana perlulah juga A. Bukan A- atau B.

Segala isu-isu teknikal berkaitan pelaksanaan arahan/polisi perlu lebih dahulu diselesaikan sebelum arahan/polisi itu dikomunikasikan. Jika terdapat apa-apa masalah berbangkit maka, pihak organisasi haruslah menanganinya agar arahan/polisi tersebut tidak mengundang masalah ketidakjelasan di kalangan pelaksana yang akhirnya akan menyebabkan berlakunya pelbagai jenis penafsiran dan kefahaman. Segala keperluan untuk melaksanakan arahan juga perlulah dipastikan ada dan bersedia untu digunakan.

Analogi mudah. Jika kita mahu menyuruh anak kita menunaikan solat,  cukupkah dengan sekadar menyuruhnya sahaja? Sudahkah kita ajar dia? Sudahkah kita belikan buku rujukan untuknya? Sudahkan kita siapkan kelengkapan solatnya? Seharusnya, bila kita mahu anak kita menunaikan solat maka kita perlulah memastikan arahan itu datang dalam pakej yang sempurna.

1. Arahan : What to do?
2. Manual : How to do it?
3. Teknikal : Tools to do it?

Pendek kata, arahan perlu datang seiringan dengan manual/panduan dan kelengkapan/tools untuk melaksanakannya. Barulah anak kita dapat melaksanakan suruhan kita dengan tepat dan benar.

Kita boleh lihat simptom-simptom akibat masalah equivocal di dalam organisasi. Antaranya :

1. Arahan kerja seringkali dikeluarkan secara verbal atau lisan.
2. Terdapat pelbagai jenis kefahaman tentang satu perkara.
3. Polisi sering ditentukan berdasarkan kepada apa yang ketua rasa a.k.a lead by perception.
4. Pembuat polisi tidak terikat kepada mana-mana manual/S.O.P menyebabkan ianya berubah-ubah mengikut kehendak pembuat polisi.
5. Banyak isu-isu berbangkit yang tidak diselesaikan/dibiarkan tanpa jawapan yang jelas.

Banyak lagi yang boleh disenaraikan jika masalah equivocal tidak ditangani secara berkesan. Bagaimana mahu menanganinya? Nanti kita bicarakan lagi....